Доверенное лицо директора – один из ключевых сотрудников предприятия. Перечень должностных обязанностей и профессиональных качеств личного ассистента босса состоит из множества пунктов.
Именно поэтому найти помощника руководителя, который будет справляться со всеми задачами, пользоваться доверием шефа, отличаться преданностью начальнику и лояльностью предприятию, очень сложно. Особенно велик спрос на такие кадры в Москве и других крупных городах, где расположены офисы ведущих компаний страны.
Круг обязанностей ассистента директора
Сотруднику, занимающему эту должность, предстоит заниматься:
- тайм-менеджментом – планированием рабочего времени шефа;
- организацией рабочих мероприятий (совещаний, презентаций, командировок, деловых встреч);
- делопроизводством;
- приемом и распределением телефонных звонков;
- поиском необходимой информации для начальника;
- переводами текстов;
- решением административных и бытовых вопросов.
Какие знания, навыки и личные качества необходимы сотруднику, выполняющему такую работу?
Ассистент руководителя должен:
- знать делопроизводство, основы экономики и финансов, деловой этикет, иностранные языки;
- уметь обращаться с ПК и оргтехникой;
- понимать специфику деятельности предприятия, его организационную структуру, задачи подразделений компании;
- быть выдержанным, тактичным, дипломатичным, коммуникабельным, стрессоустойчивым, исполнительным, активным, пунктуальным, обладать организаторскими способностями;
- хранить в тайне конфиденциальную информацию.
Каждый руководитель имеет собственное видение работы ассистента, определенные требования к своему доверенному лицу.
Как найти помощника руководителя
Чтобы найти помощника руководителя, нужно определить, каким представляет директор идеального ассистента, составить точный перечень требований и сформулировать текст объявления о вакансии. Следующий этап – поиск информации о подходящих кандидатах с использованием различных источников: кадровых агентств, интернет-порталов о трудоустройстве, профессиональных форумов, рекомендаций знакомых.
С каждым перспективным кандидатом следует предварительно побеседовать по телефону и лично, протестировать его, проверить уровень компетенций, рекомендации и отзывы с предыдущих мест работы. Только после этого стоит приглашать претендента на собеседование с руководителем. А вот определить круг тех соискателей, которые с высокой долей вероятности подойдут по своим характеристикам под конкретную вакансию, помогут специалисты профессионального кадрового агентства.
